La méthode : trois questions pour choisir
Avant de choisir un outil, choisissez une tâche. Posez-vous trois questions sur chacune de vos tâches de la semaine. Celles qui obtiennent trois « oui » sont vos meilleures candidates.
- Est-ce que je la fais au moins plusieurs fois par semaine ?
- Est-ce que je la fais à peu près toujours de la même façon ?
- Est-ce que je peux vérifier le résultat en moins d’une minute ?
Les 12 tâches qui reviennent le plus souvent
Voici les tâches que nous retrouvons dans presque toutes les PME marocaines que nous rencontrons, classées par famille. Pour chacune, l’IA peut soit faire le travail entièrement, soit préparer un brouillon que vous validez.
| Tâche | Ce que fait l’IA | Validation humaine |
|---|---|---|
| 1. Saisie des factures fournisseurs | Lit le PDF, extrait montants et dates, saisit dans le tableur | Contrôle des exceptions |
| 2. Relances de paiement | Repère les retards, prépare les messages | Avant chaque envoi |
| 3. Devis à partir d’une demande | Remplit le modèle avec vos tarifs | Avant l’envoi |
| 4. Commandes reçues par WhatsApp ou mail | Crée la ligne de suivi, vérifie le stock | Commandes inhabituelles |
| 5. Tri de la boîte mail | Classe, résume, repère les urgences | Aucune |
| 6. Brouillons de réponses | Prépare les réponses aux questions fréquentes | Avant l’envoi |
| 7. Rapport hebdomadaire | Consolide les chiffres dans un tableau | Lecture du rapport |
| 8. Classement des documents | Renomme et range selon vos règles | Aucune |
| 9. Comptes rendus de réunion | Résume et liste les actions à faire | Relecture rapide |
| 10. Veille et appels d’offres | Cherche, filtre et résume | Choix final |
| 11. Formulaires administratifs répétitifs | Remplit à partir de vos fichiers | Avant validation finale |
| 12. Mise à jour du fichier clients | Ajoute les nouveaux contacts et l’historique | Doublons signalés |
Calculer le temps gagné, sans inventer de chiffres
Prenez une semaine normale et notez, pour la tâche choisie, combien de fois vous la faites et combien de minutes elle prend. Multipliez. Retirez ensuite le temps de vérification qui restera nécessaire avec l’IA.
Exemple : vingt factures par semaine à cinq minutes chacune, c’est une heure quarante. Si la vérification prend ensuite trente secondes par facture, il reste dix minutes. Le gain est d’environ une heure et demie par semaine, soit six heures par mois, pour une seule tâche. Multipliez par trois ou quatre tâches, et l’on parle d’une à deux journées de travail récupérées chaque mois.
Les tâches à garder pour vous
Certaines tâches semblent répétitives mais ne doivent pas être confiées seules à l’IA, parce qu’une erreur coûterait trop cher ou parce qu’elles relèvent de la relation humaine.
- Les paiements et virements.
- Les négociations et les réponses aux clients mécontents.
- Les décisions de recrutement ou de sanction.
- Tout ce qui touche à des données personnelles sensibles sans cadre clair.
Avec quels outils automatiser ces tâches ?
Pour quelques tâches personnelles, un abonnement professionnel à un assistant comme ChatGPT, Claude ou Gemini peut suffire. Dès que la tâche concerne plusieurs personnes, des logiciels métier ou un volume important, il vaut mieux un assistant configuré pour votre entreprise : relié à vos outils, avec des règles claires et un historique de ses actions.
C’est ce que nous mettons en place chez MiAS, à partir d’un diagnostic gratuit de 30 minutes où nous passons votre semaine en revue avec vous.